نبذة عن القسم׃

 يعمل القسم على ضمان سير المسيرة التعليمية للطالب بانتظام و وفقا للأنظمة والاوامر الجامعية ويسعى لتقديم افضل الخدمات الادارية لتذليل العقبات امامهم ومن اهم مهام القسم ما يلي׃

التسجيل والقبول ومتابعة الشؤون الدراسية والوثائق والتخرج والتوجيه والارشاد والدعم للطلبة.

1)الرؤية والرساله والاهداف׃

رؤية قسم التسجيل وشؤون الطلبة:

نسعى في قسم التسجيل وشؤون الطلبة بجامعة الشطرة إلى أن نكون رائدين في تقديم خدمات التسجيل ورعاية الطلبة، وأن نكون مركزًا متميزًا يسهم في توفير بيئة تعليمية محفزة وداعمة لنمو وتطوير الطلبة.

رسالة قسم التسجيل وشؤون الطلبة:

تقديم خدمات تسجيل فعّالة وشاملة، ورعاية طلبتنا بشكل فردي وشامل، بهدف توفير تجربة جامعية مثمرة ومريحة. نسعى لتعزيز التواصل الفعّال بين الإدارة والطلبة، وتوفير بيئة تعليمية تشجع على التفوق الأكاديمي والتنمية الشخصية.

أهداف قسم التسجيل وشؤون الطلبة:

1.تيسير عمليات التسجيل وإدارة السجلات الأكاديمية بشكل فعّال ودقيق.

2.تقديم دعم فعّال للطلبة فيما يتعلق بالأمور الأكاديمية والإدارية.

3.توفير بيئة جامعية تشجع على التفاعل والمشاركة الفعّالة للطلبة.

4.تعزيز الشفافية والمساواة في التعامل مع الطلبة دون تمييز.

5.تطوير وتحسين العمليات الإلكترونية لتسهيل الوصول وتوفير الوقت للطلبة.

6.تنظيم فعاليات وبرامج توجيهية لدعم التكامل الأكاديمي والشخصي للطلبة.

7.تعزيز التعاون مع باقي الأقسام الأكاديمية والإدارات لضمان تكامل الخدمات والتوجيه الأكاديمي.

نحن ملتزمون بتحقيق هذه الرؤية وتحقيق هذه الرسالة من خلال التطوير المستمر والابتكار في الخدمات، وضمان رضا الطلبة وتحقيق أعلى معايير الجودة والفعالية في إدارة الشؤون الأكاديمية والطلابية.

2) مهام القسم׃

1-متابعة تطبيق التعليمات الأمتحانية والضوابط والقرارات والتوجيهات الصادرة من الوزارة والجامعة بخصوص شؤون الطلبة/ الدراسات الاولية .

2-تنفيذ الاوامر والتوجيهات الصادرة عن الوزارة ورئاسة الجامعة في مجال شؤون الطلبة والخريجين/ الدراسات الاولية .

3-الاجابة على المخاطبات الرسمية الواردة الى القسم من الوزارة،  الملحقيات، رئاسة الجامعة، الكليات، الاقسام، الوزارات والمؤسسات الحكومية وغير الحكومية .

4-توحيد خطط القبول الواردة من الكليات وتقديم الدراسة بشأنها ورفعها الى مجلس الجامعة .

5-تدقيق القبول والنقل والاستضافة بالتنسيق مع شعب التسجيل في الكليات .

6-اصدار الاوامر الخاصة بقبول الطلبة والنقل والاستضافة .

7-التنسيق مع الكليات والجهات الاخرى ذات العلاقة في تدقيق صحة صدور وثائق الطلبة المقبولين وخريجي الجامعة بناء على مخاطبات الجهات المستفيدة .

8.-اعلام الوزارة /دائرة الدراسات والتخطيط والمتابعة بحالات التزوير في الوثائق الدراسية والجامعية التي تم اكتشافها من الكليات .

9-اصدار الاوامر الجامعية الخاصة بالتخرج للدراستين الصباحية والمسائية وللدورين في ضوء الاوامر الادارية الصادرة من الكليات.

10-القيام بالزيارات الميدانية الى شعب التسجيل في الكليات بهدف تحقيق التفاعل المباشر والاطلاع على واقع العمل والمساعدة في تجاوز المشكلات ان وجدت .

11-عقد اجتماعات وورش عمل للسادة معاوني العمداء ومدراء التسجيل واللجان الامتحانية بهدف تحسين الاداء .

12-اقتراح النشاطات والبرامج التدريبية الخاصة بتطوير موظفي التسجيل واللجان الامتحانية في الكليات فضلاً عن تنفيذها في حالة توفير امكانية ذلك .

13-اعداد الدراسات والمقترحات بشأن اداء شعب التسجيل واللجان الأمتحانية وفق التعليمات الأمتحانية والضوابط وتوجيهات رئاسة الجامعة .

14-الاشراف على عملية التقديم للدراسة المسائية في كليات الجامعة ومتابعة ذلك واعلان قبولهم وتوزيعهم على الكليات والاقسام بعد استحصال الموافقات الاصولية .

15-المشاركة في اللجان التدقيقية والتحقيقية الخاصة بشؤون الطلبة .

16-تطوير قدرات الموظفين من خلال مشاركة منتسبي القسم في الدورات التدريبية والتطويرية، لاسيما التي تقترحها الجامعة او القسم، وحضور الاجتماعات الرسمية الخاصة بالقسم والجامعة .

17-تصديق وثائق خريجي كليات الجامعة للدراسة الاولية.

18-ارسال قوائم اسماء خريجي كليات الجامعة الى الموقع الالكتروني الخاص بالجامعة لغرض نشرها في ضوء بيانات الكليات، وتزويد وزارة الصحة بأوامر تخرج المجموعة الطبية .

19-استخدام البرامج الالكترونية في العمل بما في ذلك تحقيق الارشفة الالكترونية للبريد واستخدام البريد الالكتروني للمخاطبات مع المؤسسات داخل وخارج العراق .

20-استقبال الطلبة او ذويهم والاستماع لمشكلاتهم الدراسية والعمل على معالجتها وفق التعليمات والضوابط والتوجيهات.

3) مهام الشعب التابعة للقسم׃

اولا/شعبة التسجيل والقبول׃

1-متابعة اوامر قبول الطلبة في كافة قنوات القبول في الدراسة الصباحية وتشمل الفئات التالية من الطلبة׃

ا-الطلبة من خريجي الدراسة الاعدادية للفرع العلمي والادبي لكل سنة دراسية.

ب- الطلبة من خريجي الدراسة الاعدادية للفرع المهني والاسلامي.

ج-الطلبة الاوائل من خريجي الاعداديات المهنية.

د- الطلبة الاوائل من خريجي المعاهد التقنية.

هـ-الطلبة من الموظفين المتميزين.

و- الطلبة من المعلمين المجازين دراسياً.

ثانيا/شعبة التصديقات والخريجين׃

1-اصدار الاوامر الجامعية للطلبة الخريجين للدراستين الصباحية والمسائية.

2-تصديق وثائق التخرج والشهادات الجدارية وتأييد التخرج للطلبة الخريجين وباللغتين العربية والانكليزية.

3-متابعة بيانات الطلبة الخريجين بعد إصدار الامر الجامعي وذلك من خلال قاعدة البيانات الخاصة بالطلبة الخريجين وبعد انتهاء العام الدراسي.

4-المصادقة على السيرة الدراسية للطلبة الذين يرغبون بالانتقال للدراسة خارج العراق والذين لم يكملوا دراستهم الجامعية.

5-متابعة وتصديق وثائق الطلبة الخريجين من كليات جامعتنا في وزارة الخارجية الذين يرغبون في ذلك.

ثالثاً/شعبة الوثائق والشهادات׃

1- تحديد آليات العمل / وضع دليل ارشادي يحدد اساسيات ومبادئ تدقيق الوثائق والطرق المتبعة للتدقيق وتدريب الموظفين المعنين بتدقيق الوثائق في الكليات واعداد دورات و ورش خاصة بذلك.

2- وضع خطط تصنيف صحة صدور الوثائق/ اعداد مخطط لتصنيف صحة صدور الوثائق وارشفتها بصورة مستمرة وتصنيفها حسب الجهة المعنية يصحه الصدور سواء كانت دوائر محلية او وزارات.

3- متابعة شاملة/ متابعة جميع الإجراءات من التصديق في الوزارات وتدقيق  وثائق القبول للطلبة المقبولين ومتابعتها مع الكليات اضافة الى متابعة صحة الصدور للطلبة الوافدين مع السفارات والملحقات.4

4-معالجة حالات التزوير/ وضع الية للتعامل مع الوثائق المزورة واحالة القضايا الى الجهات القضائية المختصة واقامة دورات لمسؤولي الشعب في الكليات لمعرفة كيفية التعامل مع حالات التزوير.

رابعاً / وحدة متابعة شؤون الطلبة׃

 1- متابعة التغيرات التي تحصل في نتائج القبول المركزي للطلبة المقبولين و ايظاً اوامر الانتقال  والاستضافة وتعديل الترشيح .

2-إعداد قاعدة بيانات متكاملة بكل ما يخص الطلبة من قبول الطالب لحين تخرجه.

3-تزويد الوزارة او اي جهة معنية اخرى بالبيانات التي تخص الطلبة وتشمل اعداد الطلبة, خطة القبول, اعداد الخريجين, التحديث الشهري للطلبة حسب الكليات, عدد الطلبة المشاركين بالامتحانات ونسبة المشاركة والنجاح و الرسوب.

كادر القسم